Princípio de Eisenhower: Defina as prioridades certas

Princípio de Eisenhower: Defina as prioridades certas

He hoje cada um de nós quer ter tudo imediatamente, por isso não é raro passarmos o dia inteiro trabalhando em tarefas que os outros exigem de nós e que podem parecer urgentes, mas não são exatamente da maior importância para nós pessoalmente!

Essa também foi a consideração decisiva do presidente americano Dwight David Eisenhower , que inventou um método inteligente para lidar com suas tarefas diárias, com o qual uma tarefa na chamada Eisenhower Diabramm ou na Matriz de Eisenhower pode ser classificada de acordo com sua importância e urgência e tão rapidamente Obtenha uma imagem clara de onde priorizar.

1.1 Quais são os benefícios do princípio de Eisenhower?

Somente quem cuida do essencial e não se deixa distrair por trivialidades pode ter sucesso. Fiel ao lema: “ Trata-se de fazer as coisas CERTAS e não apenas fazer as coisas CERTAS! ” Isso o libera do estresse desnecessário, oferece muito mais liberdade e o aproxima muito de seus objetivos de vida com o máximo de força.

1.2 Exemplos concretos para os quadrantes individuais do princípio de Eisenhower

Com o princípio de Eisenhower, você avalia suas tarefas futuras de acordo com dois fatores simples: a saber, de acordo com sua urgência e sua importância . Isso resulta em um total de quatro constelações / quadrantes que são inseridos em uma matriz:

Para cada tarefa, temos que decidir quão urgente e importante é a tarefa. Se você agora inserir todas as tarefas pendentes no diagrama de Eisenhower, poderá ver facilmente em quais tarefas deve se concentrar e quais tarefas podem ser excluídas da lista de tarefas pendentes . As várias tarefas agora podem ser melhor comparadas umas com as outras e você pode ver a imagem geral melhor e mais objetivamente, como se fosse de uma visão aérea.

Aqui deve-se proceder com mão firme, porque em princípio muitas tarefas podem ser riscadas da lista, mesmo que seja difícil de acreditar no início. Em seguida, deve ser decidido quais tarefas devem ser delegadas.

Para melhor compreensão

  • Importante: nos aproxima de nossos desejos e objetivos, aqui você se orienta em direção ao objetivo
  • Urgente: requer nossa atenção imediata (devido à pressão do tempo), aqui a pessoa se orienta para a atividade
  • Nota: “Não há tempo!” Não existe, existem apenas outras prioridades

I. Quadrante / Tarefas urgentes e importantes

  • Pontos problemáticos
  • Por exemplo, problemas que ocorrem repentinamente com clientes, queima de e-mails, reuniões de emergência urgentes
  • Deve ser feito hoje
  • Ter um compromisso fixo
  • Consequências: Excesso de trabalho / demandas excessivas
  • Procedimento: Deve ser reduzido em qualquer caso
  • Pode ser parcialmente delegado, mas deve ser verificado se necessário
  • Deve ser feito em momentos de atuação indireta, por exemplo, quando você está um pouco cansado

II. Quadrante / tarefas não urgentes, mas importantes

  • Não tem uma data fixa e isso é fatal
  • Exemplos: desenvolvimento pessoal, educação continuada, saúde, relacionamento com outras pessoas, tempo com a família e amigos, hobbies
  • Portanto, as datas devem ser definidas aqui
  • Torne-se urgente se nenhuma atenção for dada por um longo tempo (se você negligenciar sua saúde por um longo tempo, por exemplo, você acabará ficando doente e o assunto saúde se tornará repentinamente urgente)
  • Visões e modelos
  • Tarefas fortemente motivadoras
  • Defina horários específicos para que você possa trabalhar continuamente nessas tarefas
  • A concentração neste nível resolve muitos problemas nas outras áreas a longo prazo (por exemplo, sistema de 10 dedos, exames preventivos no dentista evitam necessidades de tratamento agudas posteriores)
  • Como em todos os lugares: quanto mais tarefas B são adiadas, mais elas crescem (por exemplo, queixas físicas adiadas)
  • Tarefas complexas neste segundo quadrante são as mais exigentes de nós, então temos que trabalhar nelas em nossas horas mais poderosas

III. Quadrante / tarefas urgentes, mas menos importantes

  • Por exemplo, verificar faturas, escolher fotos para uma apresentação de uma empresa / escolher relatórios, interrupções de colegas, chamadas inesperadas
  • Fardos desnecessários
  • Precisa ser reduzido com urgência
  • Deve ser delegado ou encaminhado
  • Para tarefas de rotina que você mesmo deve fazer, você deve planejar seus momentos mais fracos para eles
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IV. Quadrante / tarefas não urgentes e não importantes

  • Tarefas desnecessárias
  • Tarefas que pertencem ao lixo
  • Por exemplo, e-mail engraçado, vídeos encaminhados, ligação de um amigo entediado, visita de um colega entediado

Exemplo prático

Uma questão-chave que Brian Tracy aconselha veementemente é: “ Como faço para usar meu tempo da maneira mais eficaz / melhor? ” Portanto, se há uma tarefa que é mais importante e certamente tem um efeito de alavanca mais alto, deve-se dedicar-se à tarefa ou ignorar um determinado distúrbio.

Por exemplo, se você receber um e-mail e, ao mesmo tempo, tiver um bilhete de loteria com 6 números corretos em sua mesa, que devem ser resgatados em no máximo 20 minutos, basta fazer a si mesmo a pergunta “ Eu uso meu tempo mais sensatamente com esta atividade? ”E você tem uma imagem clara. Se você começar a editar o e-mail, terá que ser muito estúpido, porque isso provavelmente fará com que o ganho da loteria seja perdido (a menos que o e-mail valha 100 milhões de euros; D)!

Então você vê, com esta pergunta você pode facilmente identificar sua maior prioridade e o que você deve fazer a seguir .

Implementação do princípio de Eisenhower

  • Etapa 1: as tarefas que não são importantes nem urgentes são excluídas da lista de tarefas pendentes ou vão para a lixeira.
  • Etapa 2: temos que aprender a delegar as tarefas que são urgentes, mas não importantes.
  • Etapa 3: As tarefas importantes inseridas na parte superior da matriz são processadas imediatamente. O foco deve ser cada vez mais nas tarefas importantes, mas não urgentes, pois é aqui que os maiores resultados podem ser alcançados a longo prazo.

2. Aplique o Princípio de Eisenhower para atingir seus objetivos profissionais e pessoais

Na primeira parte superior, expliquei aproximadamente como funciona o princípio de Eisenhower e, nesta segunda parte, gostaria de entrar em detalhes sobre como a matriz de Eisenhower é usada.

Uma das qualidades mais importantes de pessoas de sucesso é a capacidade de distinguir importantes de não importantes

EM Gray tem procurado um fator comum entre pessoas de sucesso durante toda a sua vida. Ele publicou suas descobertas em seu ensaio ” O denominador comum do sucesso “. A mensagem principal era que pessoas particularmente bem-sucedidas trabalham continuamente nas coisas e tarefas que realmente importam, enquanto a pessoa média adia precisamente essas questões . A solução exatamente para essa divergência é a intenção do Princípio de Eisenhower.

Também se poderia dizer: Requer habilidades de liderança para decidir o que é mais importante (definir prioridades) e, então , habilidades de gestão requerem precisamente essas etapas para serem priorizadas .

O diagrama abaixo mostra claramente como nossas tarefas podem ser divididas. As questões são determinadas pelos fatores urgentes e importantes. A urgência é mostrada no eixo X e a importância das tarefas em mãos no eixo Y. Tarefas urgentes significam atenção imediata. O melhor exemplo disso é o toque do telefone. Muito poucas pessoas conseguem resistir a uma chamada, simplesmente atendem imediatamente.

A importância da tarefa é determinada na segunda escala . Tarefas importantes contribuem de forma decisiva para o resultado, a missão e os valores pessoais (que serão discutidos a seguir).

A maioria das pessoas reage instantaneamente a tarefas urgentes , independentemente de serem ou não importantes. Eles não pensam se esse trabalho tem algum valor agregado real em sua vida ou em sua carreira profissional.

“Essa tarefa realmente me deixa mais perto do final do projeto?” Essa poderia ser uma questão crucial, por exemplo, quando uma tarefa está pendente que poderia facilmente acabar no lixo. A maioria das pessoas, entretanto, pensa pouco e perde muito tempo precioso.

Em termos simples, pode-se dizer que tarefas simples e agradáveis ​​costumam nos tentar a agir de forma reativa , sendo que o grau realmente alto de eficiência reside nas tarefas complexas e desagradáveis . É exatamente nisso que devemos prestar atenção!

2.1 I. Quadrante do Princípio de Eisenhower

Essas tarefas são urgentes e importantes ao mesmo tempo. Seu resultado ou uma solução para essas tarefas é necessário o mais rápido possível. Na vida privada ou profissional, todos nós temos essas tarefas às quais nos referimos principalmente como “problemas” ou crises. A maioria das pessoas se empolga completamente com essas tarefas.

Essas tarefas exigem nossa atenção imediata e nos colocam muita pressão, pois geralmente estão vinculadas a um prazo claro . São as tarefas às quais reagimos e que nos determinam, e não o contrário. Uma vez que uma crise foi superada, a próxima vem imediatamente. As pessoas que trabalham aqui são extremamente voltadas para os problemas. Eles são “gerentes de crise” .

Os afetados procuram uma saída rápida e isso geralmente leva às tarefas sem importância no III e principalmente no IV quadrante . Pouca atenção é dada ao segundo quadrante, particularmente importante.

Uma permanência permanente neste primeiro quadrante é fatal! Pessoas que não conseguem controlar essas tarefas a longo prazo ficam exauridas devido à pressão / estresse constantes e à necessidade aguda de ação. O resultado final é, não raramente, danos emocionais e físicos ( síndrome de burnout ).

Este é definitivamente o quadrante do qual precisamos sair o mais rápido possível. Como isso pode ser feito é explicado no decorrer deste artigo.

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2.2 Segundo quadrante do princípio de Eisenhower

As tarefas do segundo quadrante não são urgentes, mas são especialmente importantes! Estes são principalmente nossos projetos de longo prazo, visões, relacionamentos ou a preparação para coisas realmente importantes na vida. Pode-se dizer, sem maiores discussões, que as prioridades realmente importantes estão neste quadrante, independentemente de serem profissionais ou particulares.

Este quadrante é o Santo Graal para a verdadeira autogestão e gerenciamento de tempo e, portanto, para a maior eficácia. Aqui estão as tarefas que conhecemos profundamente e que devemos dedicar mais tempo a esses assuntos , mas de alguma forma somos impedidos de fazê-lo novamente e novamente.

É aqui que eles operam verdadeiros vencedores e “criadores” deste mundo . São aqueles que prestam o mínimo de atenção possível ao primeiro e aos outros dois quadrantes sem importância e usam conscientemente as possibilidades que se abrem para eles. Pessoas com essa habilidade são os de alto desempenho, as estrelas do mundo que podem alcançar qualquer coisa, seja no palco, no conselho de uma empresa global ou em sua própria startup.

Assim que o foco pode ser direcionado exclusivamente para o segundo quadrante, possibilidades inimagináveis ​​se abrem a LONGO prazo.

Exemplos para o 2º quadrante

  • Desenvolvimento pessoal (sistema de 10 dedos)
  • Treinamento profissional
  • Saúde / aptidão / mudança na dieta
  • Relacionamentos com outros seres humanos (família, amigos, equilíbrio trabalho-vida)
  • Hobbies

2.3 III. Quadrante do Princípio de Eisenhower

Pessoas que estão predominantemente no III. Quadrantes da Matriz de Eisenhower estão trabalhando em tarefas urgentes, mas sem importância . Embora você possa achar que essas tarefas são importantes, em uma inspeção mais detalhada, muitas vezes descobre-se que essas tarefas são importantes e apenas urgentes para as agendas e prioridades dos outros . Não para você! Assim, muitas vezes você se deixa levar por tarefas que realmente não precisam ser ou que não o trazem mais pessoalmente.

Já que quase nenhuma atenção é dada às tarefas no segundo quadrante, a perspectiva é de curtíssimo prazo . A pessoa em questão concentra-se principalmente nas tarefas sem importância. Tarefas importantes são negligenciadas por um longo tempo e, portanto, muitas vezes terminam em desastres .

Por exemplo, o ponto “ saúde ” deve desempenhar um papel de longo prazo e ao mesmo tempo muito importante para todos . Portanto, este ponto cai no segundo quadrante. Isso é importante, mas não urgente. A pessoa afetada no III. O quadrante (como no primeiro quadrante), mais cedo ou mais tarde, terá que arcar com as consequências para a saúde.

Outro exemplo são as oportunidades que poderiam ter sido aproveitadas, estas estão vinculadas a uma determinada janela de tempo, aquelas afetadas pelo III. Os quadrantes geralmente tendem a perseguir oportunidades perdidas, o que acaba tendo os mesmos efeitos negativos.

A habilidade mais essencial para lidar com as tarefas do terceiro quadrante é a capacidade de delegar com eficácia . As tarefas nesta área não são particularmente importantes e, portanto, os funcionários devem ser treinados para assumir essas tarefas de rotina para aliviar você mesmo.

Já no III. Quadrant está constantemente trabalhando em tarefas sem importância, o avanço na carreira é quase impossível. Sobretaxar e horas extras não raramente são o resultado. Porque a pessoa em questão não percebe que as tarefas em que está trabalhando não são importantes, ela não vê o problema e se sente no papel de vítima.

2.4 IV quadrante do princípio de Eisenhower

Provavelmente, o pior e mais ineficaz gerenciamento do tempo tem pessoas que se concentram exclusivamente nas tarefas do 4º e 3º quadrante. Especialmente no 4º quadrante, você não cria absolutamente nenhum resultado e progresso . Essas são puras distrações, por exemplo, quando um amigo entediado liga para o trabalho e conversa com você.

Pessoas eficazes, por outro lado, mantêm suas mãos longe dessas tarefas e mudam suas prioridades para o primeiro e segundo quadrantes .

As consequências dos afetados em III. e IV. Os quadrantes podem ser previstos rapidamente. Não há nenhuma relação com a realidade aqui e as prioridades são avaliadas ou definidas de forma completamente incorreta, ou não . O resultado é o caos absoluto, seguido por horas extras excessivas . Quase nenhuma tarefa pode ser resolvida com astúcia, já que inúmeras outras tarefas em segundo plano aumentam a pressão e sobrecarregam a concentração.

O 1º quadrante, o 3º quadrante e o 4º quadrante, bem como as suas consequências, estão agora devidamente iluminados. A solução para um gerenciamento de tempo eficaz está no discreto segundo quadrante. O segundo quadrante é o coração do Princípio de Eisenhower e a seguir será considerado em detalhes. Além disso, o seguinte explica como essa difícil transição para o segundo quadrante pode ser feita .

2.5 Por que o 2º quadrante da Matriz de Eisenhower é tão importante no longo prazo?

Embora seja difícil de acreditar, é definitivamente possível redirecionar seu foco para o segundo quadrante. O interessante é que quanto mais se lida com as tarefas realmente importantes, mas não urgentes, mais as tarefas urgentes de I. e III. Os quadrantes se dissolvem .

É importante pensar a longo prazo aqui, direcionar seu foco para os próximos 5 a 10 anos. Isso deixa claro para você o que é realmente importante para você e que você não deve perder seu tempo com pequenas coisas sem importância, não importa o quão impossível pareça.

Muitas coisas são impossíveis no curto prazo, mas no longo prazo, mesmo pequenas mudanças positivas podem levar a resultados massivos. Produtividade significa nada mais do que produzir resultados massivos em um determinado período de tempo, e esse quadrante reflete exatamente isso.

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2.6 Como é possível, além de todos os problemas urgentes, ainda se concentrar no 2º quadrante?

A transição para o segundo quadrante não é fácil e, claro, você não pode ignorar completamente as tarefas urgentes do primeiro quadrante . No entanto, você deve começar a tratar as tarefas do terceiro quadrante preventivamente, para que não passem para o primeiro quadrante e se tornem pontos problemáticos.

Portanto, aja de forma proativa e pense com antecedência nas tarefas importantes que podem evoluir do segundo quadrante para um problema urgente em um futuro próximo. O pensamento proativo é uma das qualidades mais importantes das pessoas de alto escalão em todas as posições.

O foco deve ser subtraído dos dois quadrantes inferiores III e IV . Você pode então usar o tempo e a energia adquiridos de forma eficaz e eficiente para tarefas importantes que ainda não são urgentes e trabalhar nelas com antecedência.

Uma das habilidades mais importantes nesse caminho é traçar limites claros. Para poder dizer “sim” às tarefas realmente importantes, você deve aprender a dizer “não” às tarefas restantes.

Exemplo de um “NÃO” educado mas claro

“Muito obrigado, estou muito honrado pelo convite. Infelizmente, não posso agora. Eu tenho que fazer … com urgência. Mas obrigado novamente. Acho que é muito bom você me perguntar. ”Dizer não muitas vezes não é fácil, mas é necessário, talvez você pense nas tarefas que realmente têm prioridade na próxima vez que tiver que dizer não e for difícil para você.

“Sim ou não”? Essas perguntas simples distinguem os melhores desempenhos das pessoas comuns. E para podermos sempre tomar a decisão certa sobre essa questão , precisamos de uma missão clara, precisamos saber exatamente o que queremos alcançar . Se o porquê for forte o suficiente, um como será encontrado!

Infelizmente, o objetivo da maioria das pessoas é completamente confuso e elas nunca pensaram sobre o que realmente desejam alcançar. Portanto, qualquer distração do objetivo real é perfeitamente correta e é respondida intuitivamente com “Sim”.

  • Você diz sim quando um colega de trabalho chega e quer tomar um café?
  • Você diz sim quando alguém nos pede um favor realmente sem importância?
  • Você diz sim para nós mesmos quando pensamos brevemente em escorregar no Facebook?

Devemos apontar a agulha da bússola fortemente para o nosso objetivo, de modo que se torne impossível perdê-lo. A questão crucial aqui é: “O que eu realmente quero ter alcançado ou vivenciado em 1, 2, 5 ou mesmo 10 anos?”

Se você ainda falta disciplina e perde o controle da agitada vida cotidiana, é porque porque você não quer seu objetivo o suficiente e não o internalizou o suficiente. Freqüentemente, não conhecemos nossos próprios objetivos bem o suficiente e, portanto, não podemos definir prioridades claras para nós mesmos. Se um determinado objetivo é realmente importante para você e toda vez que inicia uma tarefa, você se pergunta: “ Essa tarefa realmente me aproxima da minha visão / do meu maior desejo?“Então você encontrará a disciplina necessária para perseverar!

2.7 O princípio de Eisenhower e a clássica lista de tarefas pendentes

Muitas pessoas estão sujeitas a uma ilusão aparentemente produtiva de acreditar que listas de tarefas já estruturariam suas prioridades de maneira eficaz .

Se você trabalha sem prioridades, então, no máximo, duas a quatro tarefas das vinte realizadas foram realmente importantes, os pontos restantes acalmam sua consciência, mas contribuíram apenas com cerca de 20% para o resultado geral ( princípio de Pareto ).

É uma lista de como as pessoas reagem ao ambiente, apenas lembra às pessoas onde serão lançadas como uma bola de pingue-pongue.

Trabalhando sem prioridades claras, é comparável a uma corrida de 100 metros, na qual você corre duas a três vezes mais rápido do que todos os outros, mas começa na direção errada e, portanto, nunca atinge a meta. Portanto, não se trata de fazer as coisas rapidamente (eficiência), mas sim de lidar com as COISAS CERTAS (eficácia) .

Esse foi um artigo muito longo e espero ter conseguido dar uma boa impressão de como o Método Eisenhower funciona e por que é muito mais importante definir uma visão da vida, seus próprios valores e o ambiente associado de prioridades, do que o trabalho em si.

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